Die perfekte Begrüßungsmail im E-Mail Marketing: Die 5 wichtigsten W-Fragen

Eine Begrüßungsmail ist weit mehr als nur eine einfache Nachricht – sie ist der erste Eindruck, den Du und Dein Unternehmen bei neuen Abonnenten hinterlässt. E-Mail-Marketing beginnt genau hier.

Es ist Deine Gelegenheit, eine starke Beziehung aufzubauen und Vertrauen zu gewinnen, noch bevor Du regelmäßig in das Postfach Deiner Abonnenten wanderst.

Wie genau Du das machst? Indem Du in Deiner Begrüßungsmail auf die 5 wichtigsten W-Fragen eingehst:

Wer, Was, Wann, Warum und Wie.

Diese Fragen helfen Dir, Deine Abonnenten klar zu informieren und sie neugierig auf mehr zu machen.

1. Wer begrüßt die neuen Abonnenten?

Die erste Frage, die Du in Deiner Begrüßungsmail beantworten solltest, ist Wer. Wer steckt hinter dem Newsletter? Wer spricht die Abonnenten an? Hier ist es entscheidend, dass Du Dich und Dein Unternehmen klar und sympathisch vorstellst. Gerade im E-Mail-Marketing geht es um Persönlichkeit. Deine neuen Abonnenten möchten wissen, mit wem sie es zu tun haben.

Ein freundliches „Hallo, ich bin [Dein Name], vielleicht noch GründerIn
von [Dein Unternehmen]“ wirkt gleich viel persönlicher als ein „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Stell Dich vor und gib Deinem Unternehmen ein Gesicht. Das schafft sofort eine Verbindung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Deine Abonnenten sich mit Dir und Deinem Newsletter identifizieren. In dieser Phase kannst Du auch kurz erwähnen, warum Du den Newsletter ins Leben gerufen hast, und was Dich antreibt. Eine emotionale Geschichte oder eine ehrliche Motivation schafft Nähe und steigert das Vertrauen in Deine Marke. Der Leser möchte wissen, dass er nicht nur eine weitere Werbemail abonniert hat, sondern Teil einer Community wird, die Mehrwert bietet.

2. Was können sie im Newsletter erwarten?

Der zweite wichtige Punkt ist die Frage nach dem Was. Was erwartet Deine Abonnenten in Deinem Newsletter? Diese Frage ist essenziell, um die Erwartungen zu managen. Ein klarer Überblick über die Inhalte, die Du lieferst, hilft Deinen Abonnenten zu verstehen, was auf sie zukommt und wie sie davon profitieren können.
Hier ist es wichtig, so konkret wie möglich zu sein. Geht es in Deinen E-Mails um aktuelle Blogbeiträge, Tipps und Tricks, exklusive Angebote oder Rabattaktionen? Oder möchtest Du vielleicht Einblicke in Dein Business geben, Produkte vorstellen oder Deinen Lesern Insider-Wissen vermitteln? Egal, was es ist – sag es ihnen! Deine Abonnenten wollen wissen, was sie erwarten können, und vor allem, welchen Mehrwert sie erhalten.
Beispielsweise könntest Du schreiben: „In meinen wöchentlichen E-Mails erhältst Du exklusive Einblicke in meine neuesten Projekte, Tipps rund um [Dein Themengebiet] und die besten Angebote, die nur für meine Abonnenten zugänglich sind.“ So wissen Deine Abonnenten sofort, dass sie wertvolle Inhalte bekommen – und das steigert ihre Motivation, Deine Mails zu öffnen.

3. Wann wird der Newsletter verschickt?

Kommen wir zur nächsten Frage: Wann wird der Newsletter verschickt? Die Frequenz Deiner E-Mails ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg Deines E-Mail-Marketings. Neue Abonnenten wollen wissen, wie oft sie von Dir hören werden. Keiner mag es, von E-Mails überflutet zu werden, und genauso wenig will man sich fragen, ob der Newsletter überhaupt noch existiert, weil keine Nachrichten kommen.
Sei hier klar und transparent. Gib an, ob Du wöchentliche, monatliche oder sogar tägliche E-Mails versendest. Klarheit über die Häufigkeit der Mails schafft Vertrauen und zeigt, dass Du Deine Abonnenten nicht unnötig belasten wirst. Viele Unternehmen begehen den Fehler, diesen Punkt zu übersehen – und das führt oft dazu, dass Abonnenten überrascht oder sogar genervt sind, wenn sie unerwartet häufig E-Mails erhalten.
Ein Beispiel könnte sein: „Ich melde mich einmal pro Woche bei Dir mit spannenden Themen rund um [Dein Thema] und exklusiven Angeboten.“ Dadurch schaffst Du klare Erwartungen und verhinderst, dass Deine Mails als Spam wahrgenommen werden.

4. Warum lohnt es sich, dabei zu bleiben?

Die vierte Frage ist vielleicht die entscheidendste: Warum sollten Deine Abonnenten dabeibleiben? Warum lohnt es sich für sie, Deine E-Mails weiterhin zu öffnen und zu lesen? Hier kommt der wahre Mehrwert Deines Newsletters ins Spiel.
Es ist wichtig, klarzumachen, warum Dein Newsletter einzigartig ist und was Deine Abonnenten davon haben. Überlege Dir, welchen Nutzen Deine Leser aus jeder E-Mail ziehen. Bietest Du exklusive Informationen, die nirgendwo anders zu finden sind? Gibt es spezielle Rabatte, die nur für Newsletter-Abonnenten verfügbar sind? Oder lieferst Du wertvolle Tipps und Tricks, die den Alltag Deiner Zielgruppe erleichtern? Welche Art von Mehrwert Du auch anbietest – kommuniziere ihn deutlich.

Zum Beispiel: „Bleib dabei, um exklusive Einblicke in meine Projekte, besondere Angebote und Tipps zu bekommen, die Du sonst nirgendwo findest.“ Mit einem klaren und ansprechenden Warum überzeugst Du Deine Leser, dass sie durch das Abonnieren Deines Newsletters echte Vorteile erhalten.

5. Wie können sie ihre Einstellungen anpassen oder den Newsletter abbestellen?

Zu guter Letzt solltest Du die Frage Wie beantworten. Wie können Deine Abonnenten ihre Einstellungen anpassen oder den Newsletter abbestellen? Es mag kontraproduktiv erscheinen, dies in einer Begrüßungsmail zu erwähnen, aber es ist ein wichtiger Vertrauensfaktor.
Gib Deinen Abonnenten die Kontrolle über ihre eigenen Daten und den Empfang Deines Newsletters. Zeige ihnen, dass Du ihre Entscheidung respektierst und es ihnen leicht machst, ihre Präferenzen zu ändern oder sich von der Liste abzumelden. Dies zeigt Transparenz und sorgt dafür, dass sich Deine Leser sicher fühlen – was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass sie sich abmelden, nur weil sie keine klaren Anweisungen finden.
Eine einfache Formulierung wie „Du kannst Deine Einstellungen jederzeit ändern oder Dich von meinem Newsletter abmelden, indem Du unten auf den entsprechenden Link klickst“ genügt, um diese Frage klar und professionell zu beantworten.

Die Begrüßungsmail ist also der Schlüssel zu einem erfolgreichen Start in Dein E-Mail-Marketing. Indem Du die fünf W-Fragen – Wer, Was, Wann, Warum und Wie – beantwortest, legst Du den Grundstein für eine langfristige Beziehung zu Deinen Abonnenten. Diese Struktur sorgt dafür, dass Deine Abonnenten sofort wissen, was sie erwartet, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie Deine Mails öffnen und lesen.

Sei transparent, biete Mehrwert und schaffe Vertrauen – das sind die Grundlagen eines erfolgreichen E-Mail-Marketing-Ansatzes. Mit einer klaren und professionellen Begrüßungsmail zeigst Du von Anfang an, dass Du Deine Abonnenten ernst nimmst und ihnen echten Nutzen bietest.

Wenn Du Unterstützung bei der Optimierung Deiner E-Mail-Marketing-Strategie brauchst oder Deine Begrüßungsmails perfektionieren möchtest, stehe ich Dir gerne zur Seite. Lass uns gemeinsam dafür sorgen, dass Deine Abonnenten sich von Anfang an gut aufgehoben fühlen und Dein E-Mail-Marketing ein voller Erfolg wird!